Política de tratamiento de datos personales

Versión 7 · 6 de noviembre de 2026

Esta política explica cómo se tratan los datos personales en Monitor Judicial (monitorjudicial.com.co), en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013).

1. Quién trata los datos

El titular del software Monitor Judicial (en adelante, EL PROVEEDOR). Su identificación completa consta en el acuerdo que cada firma cliente acepta antes de usar el servicio (en adelante, EL CLIENTE). Canal de atención para consultas y reclamos: contacto@monitorjudicial.com.co.

2. Dos papeles distintos

EL PROVEEDOR trata dos clases de datos, y su papel no es el mismo en cada una:

Como responsable del tratamiento, trata los datos de las personas que usan el software (los usuarios de cada firma cliente) y de quienes solicitan la prueba gratis desde la página de inicio. A ellos se refieren los numerales 3 a 10.
Como encargado del tratamiento, trata los datos de los procesos que cada firma cliente registra —partes, demandados, radicados, actuaciones, documentos, notas— por cuenta de esa firma, que es la responsable. Ver el numeral 11.

3. Qué datos de los usuarios se tratan

Nombre, correo electrónico, firma a la que pertenece y rol dentro de ella (socio, abogado o asistente).
La contraseña, que no se guarda: se guarda solo una huella cifrada de una vía, de la que no se puede recuperar.
Fecha y hora del último ingreso, y el nombre de quien registra cada gestión, nota o término atendido, con su fecha y hora.
La constancia de aceptación del acuerdo de prueba: nombre, correo, calidad en que actúa quien acepta, fecha y hora de la aceptación y de la confirmación del correo, dirección IP, navegador y el texto aceptado.
De quienes llenan el formulario de registro de la prueba y no confirman su correo: lo escrito en el formulario y la dirección IP se conservan hasta veinticuatro (24) horas, mientras se espera la confirmación, y luego se eliminan.
La dirección IP desde la que se conecta, que se usa para frenar intentos repetidos de ingreso y queda en los registros técnicos del servidor.
El registro de seguridad de la cuenta: fecha y hora de cada ingreso y de cada intento fallido, dirección IP, navegador y equipo, y los equipos que la persona marcó como de confianza. Lo ve la propia persona y los socios de su firma, se usa solo para la seguridad de la cuenta y se conserva hasta doce (12) meses.
De quienes solicitan la prueba gratis: nombre, correo electrónico, y si los indica, firma, teléfono, ciudad, número aproximado de procesos, tipo de procesos que lleva, cuántas personas usarían el software, cómo hace hoy el seguimiento y el mensaje que escriba.
De quienes escriben por la sección Contacto de la página: nombre, correo electrónico, y si los indica, teléfono, firma, el motivo y el mensaje que escriba.
Datos para contratar. Cuando una empresa acepta una propuesta, solicita un plan o firma el contrato de suscripción en la plataforma, se tratan: los datos de la empresa (razón social, NIT, actividad económica y domicilio), su RUT, su certificado de existencia y representación legal, el documento de identidad de su representante legal, y el nombre, cargo, documento de identidad y correo de las personas que aceptan, solicitan o firman, la calidad en que actúa cada una (representante legal, apoderado, persona autorizada o en nombre propio) y, cuando no firma el representante legal, el poder o la autorización escrita que entregue, y de los contactos de pagos y del proyecto. Para confirmar el correo de quien acepta o firma se le envía un código de un solo uso. Se usan solo para identificar a las partes, facturar y probar la celebración del contrato. Los ven únicamente Monitor Judicial y los socios de la firma cliente. Se conservan con la carpeta contractual mientras puedan exigirse las obligaciones del contrato, también después de terminado el servicio. Si alguien empieza a aceptar una propuesta y no termina, su nombre y su correo se eliminan a los treinta (30) días.
Contactos comerciales. De abogados y firmas que podrían usar el servicio, EL PROVEEDOR trata su nombre, la firma o entidad, y el correo o teléfono profesional que ellos mismos publicaron (su página, su perfil profesional), con la fuente y la fecha de consulta. Se usan solo para presentarles el servicio una vez y, si responden, continuar la conversación. Nunca se toman de expedientes ni de bases de procesos de los clientes. Quien pida no recibir más mensajes queda en una lista de exclusión con su nombre, el canal y la fecha, solo para no volver a escribirle; los demás datos se borran. Si no hay respuesta, se borran a los seis (6) meses del último contacto.

No se piden datos sensibles ni datos de menores de edad.

4. Para qué se usan

Crear y administrar la cuenta, y permitir el ingreso al software.
Proteger el servicio: verificar la identidad de quien entra (incluido el código de verificación que se envía al correo cuando se ingresa desde un equipo nuevo), frenar intentos de ingreso no autorizados, cerrar las sesiones inactivas y dejar rastro de quién hizo cada gestión.
Enviar el correo diario de alertas y los avisos propios del servicio (por ejemplo, el fin de la prueba).
Conservar la prueba de la aceptación electrónica del acuerdo (Ley 527 de 1999).
Atender consultas, reclamos y solicitudes de soporte, y comunicarse con la firma sobre la prueba y la eventual contratación del servicio.
Responder la solicitud de prueba gratis, enviar la invitación y recomendar el plan que corresponde al número de procesos indicado.
Responder los mensajes que llegan por la sección Contacto de la página.
Presentar el servicio a los contactos comerciales, en los términos del numeral 3.

EL PROVEEDOR no vende, alquila ni cede estos datos, y no los usa para publicidad de terceros.

5. Autorización

El usuario autoriza este tratamiento al crear su cuenta, mediante la casilla de aceptación. Esa autorización se conserva como prueba. Quien solicita la prueba gratis la autoriza al enviar el formulario, mediante la casilla de autorización.

6. Dónde se guardan y quién más interviene

Los datos se almacenan en un servidor ubicado en los Estados Unidos de América, contratado con el proveedor de infraestructura Vultr (centro de datos de Miami, Florida).
Los correos se envían a través del servicio Brevo (empresa con sede en Francia, que procesa la información en la Unión Europea), que procesa la dirección del destinatario y el contenido del mensaje solo para entregarlo.
EL PROVEEDOR solo usa proveedores que se obligan a la confidencialidad y a medidas de seguridad. Si cambia alguno, lo publica en esta política.

Al aceptar esta política, el usuario autoriza la transferencia y transmisión internacional de datos que esto implica.

7. Cookies

El software usa una sola cookie, la de sesión, que es necesaria para mantenerlo conectado mientras trabaja. No se usan cookies de analítica ni de publicidad.

8. Seguridad

Conexión cifrada (HTTPS), contraseñas guardadas como huella cifrada, bloqueo temporal ante intentos repetidos de ingreso, separación de la información de cada firma en archivos distintos y copias de seguridad.

Si se presenta un incidente de seguridad que comprometa datos personales, EL PROVEEDOR avisa a las firmas y usuarios afectados por correo electrónico sin dilación y, a más tardar, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes a conocerlo, con lo ocurrido, los datos afectados y las medidas adoptadas, y lo reporta a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos de la ley.

9. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
Pedir prueba de la autorización que otorgó.
Ser informado sobre el uso que se les ha dado.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite ante EL PROVEEDOR.
Revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Acceder gratuitamente a sus datos.

10. Cómo ejercerlos

Escribiendo al canal de atención del numeral 1, con el nombre, el correo con que usa el software y lo que solicita.

Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más avisando el motivo (art. 14 de la Ley 1581).
Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se atienden en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más avisando el motivo (art. 15 de la Ley 1581).

Los datos de la cuenta se conservan mientras exista; la constancia de aceptación del acuerdo, el tiempo necesario para probarlo. Los datos de una solicitud de prueba gratis, o de un mensaje enviado por la sección Contacto, se conservan hasta por seis (6) meses si la persona no llega a crear una cuenta; si la crea, pasan a regirse por lo dicho para los usuarios.

11. Datos de los procesos de las firmas cliente

La información de los procesos que registra cada firma —incluidos los datos de demandantes, demandados y demás sujetos procesales— es de esa firma, que es la responsable del tratamiento. EL PROVEEDOR actúa como encargado: la trata solo para prestar el servicio, siguiendo las instrucciones de la firma, sin usarla para fines propios ni cederla a terceros. Las condiciones están en el acuerdo con la firma cliente, que hace las veces del contrato de transmisión de datos personales.

Quien figure como parte en un proceso y quiera ejercer sus derechos sobre esos datos debe dirigirse a la firma de abogados que lo registró. Si la solicitud llega a EL PROVEEDOR, este la trasladará a esa firma.

Para encontrar las actuaciones de los procesos de cada firma, la plataforma lee los estados que publican los despachos judiciales y las superintendencias con funciones jurisdiccionales. De cada estado conserva solo lo que corresponde a los procesos que la firma registró y descarta el resto en la misma revisión, sin guardar copia, índice ni búsqueda de las demás personas que figuran en él.

12. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha indicada al comienzo. Los cambios se publican en esta misma dirección con su nueva fecha, y los que sean sustanciales se avisan por correo a los usuarios.